杭州市白蚁防治研究所 唐丽华

    白蚁防治档案是白蚁防治部门从事科学研究、药物生产及白蚁防治过程中形成的文字、符号、图表、声像等原始资料的总和，是经白蚁防治工作人员、信息管理人员收集、整理、加工后形成的，具有科学性、逻辑性、真实性的白蚁防治科技档案。它不仅是一定时期白蚁防治活动的真实反映，而且还是白蚁防治日常业务开展、白蚁防治药物研究、生产以及综合评价白蚁防治工作质量、技术水平、管理水平的依据。如何开发白蚁防治信息资源，提高利用效率，对白蚁防治工作的开展发挥十分重要的作用。本文将结合白蚁防治档案的特点，就白蚁防治档案信息资源的开发与利用谈点认识。
    一、白蚁防治档案的形成
白蚁防治档案的产生与白蚁防治工作有着密切的关系。白蚁防治档案分为两类：一是业务档案。业务档案的形成分为三个阶段，即业务受理阶段、施工阶段、竣工后续工作阶段。在业务受理阶段，会形成白蚁预防工程合同书、业务受理单、施工进度预约单、建设工程规划许可证复印件、建设工程图纸等受理资料。在施工阶段，有白蚁预防施工记录、白蚁预防工程质量检验报告、工程竣工征求意见表等施工资料。最后是房屋竣工后续工作阶段，这一阶段会产生一年核查单、五年回访单及建设项目办理产权时的白蚁防治工作确认单（存根）等资料。二是白蚁防治科研档案。这是在白蚁防治药物的研究以及机械设备的开发过程中形成的资料。
    二、白蚁防治档案的特点
    （一）专业性
    白蚁防治档案是以白蚁防治专业技术开展的一系列活动过程所形成的全部文字、数据及图像材料。白蚁防治技术的专业性决定了白蚁防治档案的专业性，使其区别为于其他科技档案。比如，白蚁防治档案包括新建房屋白蚁预防档案、房屋装修白蚁预防档案、旧房白蚁灭治档案和环境绿地白蚁预防档案、白蚁防治药物研究与开发档案，以及白蚁防治机械设备的设计与制造档案等。产生和管理这些档案的是一些专业管理部门，除此之外的任何单位或个人都无法成为该档案的责任者。
    （二）成套性
白蚁防治档案中占比重最大的是业务档案。白蚁预防业务经过受理、施工、竣工、回访等环节，这些环节全面地、完整地、真实地记录了白蚁防治的全过程，而且每个建筑工程项目都单独成卷。每卷档案的材料完整成套，缺一不可，全面反映该建筑工程项目白蚁防治的整个过程。
    （三）阶段性
    白蚁防治工作的开展分为三个阶段，每一阶段之间分界十分清晰，因而反映在白蚁防治档案的管理上，也具有明显的阶段性。也就是说，白蚁防治档案管理工作的开展，包括收集、整理、保管、利用等都必须依据白蚁防治工作的阶段性而进行。
    （四）长期性
    新建房屋的白蚁防治工程合同期一般为十五年，这意味着从工程立项到竣工，以及白蚁防治后续服务工作的延续，至少要十五年。那么，每项工程自第一批档案资料的形成到最后资料的归档就需要十五年以上。所以说，白蚁防治档案的管理工作是一个长期的过程。
    （五）动态性
    由于施工项目建设时间跨度长，在这一过程中，档案的形成有一个不断演进的过程。而白蚁防治档案围绕白蚁防治工作开展的服务具有适时的特性，必须经常对白蚁防治档案进行查阅利用，以符合白蚁防治工程建设的进度安排，所以对白蚁防治档案要进行动态的管理。
    （六）速增性
    白蚁防治档案产生和形成的速度快、数量大。如占比重最大白蚁防治业务档案，平均每天会有2-3卷档案形成，每年累计产生一千多卷。随着房地产开发的快速发展，白蚁防治工作量也会随其快速增加，白蚁防治档案数量呈速增趋势。此外，随着白蚁防治工作范围进一步的扩大和工作的精细化，每卷档案内包含的件数也越来越多。
    （七）复杂性
    基于上述白蚁防治档案的种种特征，使白蚁防治档案的管理工作显得十分复杂。不去说档案的类别较多，就单说档案的收集、整理和利用，这三项工作在不同的阶段是互为始点和终点，不断反复和循环，有时又彼此交叉或同时进行。
    三、白蚁防治档案的开发利用
    档案管理的最终目的是为现实服务的，离开为现实服务这个目的，档案管理便失去其存在的价值。白蚁防治档案利用率高、利用者多、利用价值大。因此，开发利用白蚁防治档案，充分发挥其作用十分重要。白蚁防治档案的开发利用主要体现在以下几个方面：
    （一） 为白蚁防治管理部门服务
    1、开发利用白蚁防治档案，为白蚁防治工作的正常开展提供必要条件。白蚁防治工作离不开白蚁防治档案，白蚁防治工程的长期性、阶段性等特性，决定了白蚁防治工作对白蚁防治档案资料的依赖性。要经常通过对白蚁防治档案的查询，了解白蚁防治工程的施工计划和施工进程以及施工成果，这样才能对白蚁防治工程进行适时监控，确保白蚁防治工程的顺利进行和施工质量。
    2、利用白蚁防治档案是提高经济效益的需要。白蚁防治工程是一项按合同约定内容开展的有偿服务活动。在建设项目超面积建造或加层、扩建时，须经查阅该项目白蚁防治工程的原始档案，以确定补办部分的面积，据此收取相应的白蚁预防费用。
    3、通过对白蚁防治档案的开发利用，可以提高白蚁防治工作的管理水平。白蚁防治档案是白蚁防治业务统计的重要原始资料之一，是白蚁防治工程数量和质量统计的可靠依据。因此，通过对白蚁防治档案的统计和分析，可编制白蚁防治工作年报表、白蚁防治施工质量检测指标汇总表、年度工程总量统计表及各年度工作对比表等多种表格，反映白蚁防治工作的各项指标。这不仅可以使白蚁防治管理部门了解本单位业务增长情况、年度工作量、经济效益、施工质量、业务构成及其变化、技术水平、技术进步及科研、实践成果等，同时根据这些材料，制定切实可行的工作计划，从而改善管理，提高效率。
    4、白蚁防治档案是开展白蚁防治药物和技术研究的宝贵资料。白蚁防治档案具有成套性等特性，通过对白蚁防治档案的总结、对比等综合分析，可以使白蚁防治施工和研究人员进一步认识白蚁的发生、发展、演变规律，从而提高白蚁防治水平。同时，白蚁防治药物的研究开发过程中，通过科研档案相关参数的分析对比，为确定新一代白蚁防治药物的研究和开发提供参考。
    5、开发利用白蚁防治档案，为领导决策提供服务。根据白蚁防治工作的性质和需要来确定选题，有目的的选择材料，对档案信息进行加工，并编辑成册，成为领导决策的日常工具。如将新建房屋白蚁预防历年的业务数据进行汇编，通过数据分析，了解本市基本建设的规模和区域分布的动态趋势，可以为未来新建房屋白蚁预防工作的决策提供信息。
    （二）为社会提供服务
    1、利用库藏的档案资料，为实施过白蚁预防项目的建设单位提供服务。根据目前建设项目完工申领房屋产权证时，需要出具白蚁防治相关文件，向社会开放白蚁预防工程档案的查阅，主动为建设单位或相关单位的档案利用提供服务。
    2、运用档案载体对社会进行白蚁危害的宣传，提高民众的白蚁防治意识。利用档案资料中的白蚁危害实例的文字、图片等记载，如利用某新住宅小区的住户，使用国外进口的机械包装材料装修房屋，导致一种本地区罕见的蚁种在家中泛滥的实例，以图文并茂的形式向社会公众展示，宣传白蚁危害的严重性和防治白蚁的必要性，扩大白蚁防治行业在社会上的影响，从而引起社会各届关注，强化公众对白蚁防治的意识，引导他们主动寻求白蚁防治方面的帮助，从而获得社会效益。
    3、注重运用网络，实现档案资源的社会共享。随着现代信息技术的发展，实现档案的信息化，是档案管理的一个发展方向。运用网络进行档案资源开发，能高效实现信息资源的共享，提高档案的利用效益和服务质量。通过对档案资源的信息化开发，建立高效、快捷的档案检索体系，不仅为本单位迅速准确地查找和利用档案资源、提高工作效率提供了保证。更重要的是，利用网络平台，将白蚁防治档案信息向公众开放，需要时可随时查阅本地区白蚁危害重点区域以及某建筑物的白蚁灭治及其相关信息，使这些档案信息直接服务于社会。
    随着白蚁防治档案利用范围的不断扩大，利用率的不断提高，这也要求白蚁防治管理部门必须对白蚁防治档案的利用方式、方法进行创新和完善，特别是要对档案的利用工具、利用渠道、利用形式进行有益的探索。同时，还应对利用效果的反馈信息进行综合性分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把白蚁防治档案信息的开发工作做得更好，使之发挥出更大的效用。